Redaktionelle Arbeitsabläufe sind ein wesentlicher Bestandteil des Veröffentlichungsprozesses – sie ermöglichen es, eine Idee zum Leben zu erwecken und dann einem Publikum zu präsentieren.
Unabhängig davon, ob der Prozess sorgfältig dokumentiert ist oder im „Muskelgedächtnis“ lebt, verwendet jeder Verlag eines, um Inhalte zu erstellen und zu verbreiten.
Erfolgreiche Verlage haben jedoch nicht nur einen Content-Erstellungsprozess. Außerdem haben sie ihre Prozesse dokumentiert, was es einfacher macht, die Qualität der Inhalte sicherzustellen und den vorhandenen Wissenspool auf neue Mitarbeiter zu übertragen.
Ungewissheit kann zwar den kreativen Prozess vorantreiben , aber um profitabel zu sein, bedarf es eines guten redaktionellen Arbeitsablaufs, der Ungewissheit beseitigt und Verschwendung reduziert.
Inhaltsverzeichnis
Was ist ein redaktioneller Workflow?
Ein redaktioneller Workflow umfasst die Prozesse, die bestimmen, wie eine Publikation Inhalte erstellt, bearbeitet, veröffentlicht und verwaltet.
Während der Begriff „Redaktion“ Bilder von Autoren, Unterredakteuren und Redakteuren heraufbeschwören kann, die an der Erstellung von Inhalten arbeiten, können diese Arbeitsabläufe so viele andere Teammitglieder betreffen. Diese beinhalten:
- Content-Strategen
- SEOs
- Fotografen
- Illustratoren
- Social-Media-Teams
- UX-Designer
- Produktionsleiter
Die Erstellung von Inhalten kann den Input dieser Spezialisten in verschiedenen Phasen ihres Lebenszyklus erfordern, wie zum Beispiel:
- Ideenfindung
- Forschung
- Schreiben
- Bearbeitung
- Bilderstellung
- Produktion
- Veröffentlichung
- Marketing
Ein optimierter redaktioneller Workflow ist ein wichtiger Schritt, um Unternehmen bei der Verwirklichung ihrer Content-Strategieziele zu unterstützen.
Warum ist die Dokumentation redaktioneller Arbeitsabläufe wichtig?
Workflows gibt es in jeder Branche und die Verlagsbranche ist da keine Ausnahme. Gut dokumentierte und vollständig implementierte Verfahren tragen dazu bei, redaktionelle Ineffizienzen zu reduzieren.
Die Dokumentation eines Workflows ist der erste Schritt, um zu verstehen, ob die vorhandenen Systeme und Prozesse tatsächlich funktionieren. Dies eröffnet dann die Möglichkeit, den Redaktionsprozess auf der Suche nach den folgenden Vorteilen zu verbessern.
- Inhaltsqualität/-quantität deutlich verbessern. Abhängig von den Zielsetzungen und Zielsetzungen eines Herausgebers können Workflows optimiert werden, um entweder weniger, aber wirkungsvollere Inhalte zu veröffentlichen oder sich auf die Abdeckung vieler Themen auf Kosten der Berichterstattungstiefe zu konzentrieren.
- Reduzieren Sie betriebliche Ineffizienzen. Das Arbeiten ohne etablierten Workflow bedeutet, dass Inhalte mit überkommenen und wenig verstandenen Prozessen produziert werden. Dies führt zu betrieblichen Ineffizienzen wie verpassten Fristen, verpassten Sponsoring- und Werbemöglichkeiten oder einer unterdurchschnittlichen Qualitätskontrolle.
- Eigentum fördern. Die Beseitigung von Unsicherheiten in Bezug auf die Verantwortlichkeit von Aufgaben ermöglicht es Teams, die volle Verantwortung für ihre Ergebnisse zu übernehmen, und macht das Festlegen und Erreichen von KPIs einfacher zu handhaben.
Wie oben erwähnt, haben Verlage, ob sie es wissen oder nicht, bereits einen redaktionellen Workflow. Während es etwas so Einfaches wie Recherche > Schreiben > Veröffentlichen sein kann, umfasst es eher die Bereiche Bearbeitung, Grafikdesign, Seitenlayout, SEO und Content-Marketing-Strategien.
Während ein Workflow die Blaupause ist, die bestimmt, wie weit ein Publisher skalieren kann, ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass es keinen einheitlichen Ansatz gibt.
Jeder Publisher muss seinen Workflow an seine Bedürfnisse und Kapazitäten anpassen. Schauen wir uns vor diesem Hintergrund an, wie Sie Arbeitsabläufe dokumentieren und dann verbessern können.
So etablieren und optimieren Sie redaktionelle Workflows
Der erste Schritt zur Entwicklung eines effektiven redaktionellen Workflows besteht darin, zu dokumentieren, wie die Dinge derzeit erledigt werden.
Dadurch wird eine Wissensbasis geschaffen, die im Laufe der Zeit ausgebaut werden kann und den Wissenstransfer zwischen bestehenden und neuen Teammitgliedern erleichtert.
1. Identifizieren und dokumentieren
Es gibt viele Möglichkeiten, eine Liste von Schritten und den zugehörigen Aktionen zu sammeln. Eine der einfachsten Möglichkeiten besteht darin, ein „lebendes“ Cloud-basiertes Dokument zu erstellen, auf das das gesamte Team problemlos zugreifen und es aktualisieren kann.
Konzentrieren Sie sich auf mehr als nur die Erstellung von Inhalten und erweitern Sie das Dokument um Inhaltsstrategie, Veröffentlichung, Werbung und Governance.
Sei geduldig. Der Dokumentationsprozess kann eine Entdeckungsreise für das gesamte Team sein und sollte detailliert verfolgt werden. Beginnen Sie damit, die übergreifenden Phasen des redaktionellen Workflows zu identifizieren, und tauchen Sie dann tiefer ein.
Fragen stellen; je mehr desto besser. Fragen helfen dabei, die Prozesse, Aufgaben und Ziele des Unternehmens, der Abteilung und des Einzelnen zu klären. Jede gestellte, beantwortete und dokumentierte Frage bedeutet eine Wissenslücke weniger für das gesamte Team.
Als die Themenerstellungsphase von State of Digital Publishing (SODP) wir fest, dass die Verantwortlichkeiten der SEO- und Redaktionsteams sich überschneiden.
Diese Überschneidung führte zu Verzögerungen, da nicht immer klar war, wer für bestimmte Aufgaben, wie etwa die Erstellung von Writer Briefings, zuständig war. Wir identifizierten, für welche Teile des Arbeitsablaufs jede Abteilung verantwortlich war, dokumentierten jeden Schritt und erstellten Standardarbeitsanweisungen (SOPs), denen das Team folgen konnte.
Dies ermöglichte uns nicht nur eine klarere Aufgabenzuweisung, sondern öffnete auch die Tür zur Automatisierung bestimmter Schritte und zur Erstellung von Schulungsunterlagen für neue Mitarbeiter.
2. Eigentum
Nachdem ein Prozess dokumentiert wurde, braucht das Team Zeit, um ihn in seinen Zeitplan einzufügen und dann Lücken im Arbeitsablauf zu identifizieren.
Dieser Schritt befähigt jedes Teammitglied, daran zu arbeiten, die Defizite in seinen eigenen Fähigkeiten, wie z. B. Zeitmanagement, zu identifizieren.
Haben Sie Checklisten, die die Redaktion befolgen muss. Teilen Sie nach Möglichkeit jeden Schritt in Checklisten auf, damit der Prozess klar ist und eine ordnungsgemäße Übergabe zwischen den Kollegen erfolgt.
Wenn mehr Aufgaben identifiziert und dann zugewiesen werden, erstellen Sie detaillierte Zeitpläne für jede Aufgabe, um potenzielle Engpässe zu identifizieren. Dies ist auch eine großartige Möglichkeit, die Erwartungen des Managements zu überprüfen und möglicherweise neu zu setzen.
Beispielsweise könnten zu wenige Teammitglieder für die Bearbeitung und Veröffentlichung von Videos verantwortlich sein, was die Videoproduktion für Social-Media-Kanäle einschränkt. Das Management kann dies dann angehen, indem es entweder die Arbeitsbelastung reduziert oder mehr Video-Editoren einstellt.
3. Rückmeldung
Geben Sie dem Team Zeit, die dokumentierten Prozesse zu übernehmen, aber planen Sie dann eine Zeit ein, um Feedback einzuholen.
Es reicht nicht aus zu verstehen, wo die Engpässe liegen, es ist wichtig zu verstehen, warum sie auftreten. Die Aufgabenverantwortlichen können wertvolle Einblicke in grundlegende Probleme geben und die Entwicklung praktischer Lösungen anleiten.
Beispielsweise senden die Redaktions- oder SEO-Teams Artikel möglicherweise mehrmals an die Autoren zurück, was zu Verzögerungen bei der Veröffentlichung führt. Es ist wichtig zu verstehen, warum dies geschieht.
Was fehlte im ersten Entwurf des Autors? Weiß der Autor genug über das Thema, um die Erwartungen zu erfüllen? Wurden die Erwartungen der Redaktion klar kommuniziert? War das Briefing detailliert genug?
Die Beantwortung jeder dieser Fragen kann zu weiteren Fragen führen, aber den Prozess bis zu seinem Abschluss zu verfolgen, wird helfen, das Problem zu verfeinern. Es kann zum Beispiel Schwächen im Autorenteam, Probleme mit den zugewiesenen Briefings oder sogar mit der Art und Weise, wie Feedback kommuniziert wird, aufdecken – es könnte sogar eine Kombination aus allen dreien sein.
Ohne Fragen an diejenigen zu stellen, die die Aufgaben ausführen, und sie miteinander sprechen zu lassen, wird es unmöglich sein, alle Probleme zu identifizieren, die den Arbeitsablauf beeinflussen.
4. Optimieren
Wenn Arbeitsabläufe dokumentiert und übernommen werden, werden sich langsam strukturelle Probleme zeigen. Das ist eine gute Sache. Verlage müssen so viele Grenzfälle wie möglich finden, bevor sie die Lösungen mit dem gesamten Team teilen. Dies wird die Wahrscheinlichkeit verringern, dass in Zukunft maßgeschneiderte, isolierte Lösungen erstellt werden müssen.
Ein organisierter Workflow kann an verschiedene Arten von Inhalten und Medien angepasst werden. Während ein Blogbeitrag, ein Podcast und ein Kurzvideo für soziale Medien unterschiedliche Medien sind, müssen sie alle ungefähr die gleiche Reise vom Kreativen zum Publikum durchlaufen.
Die Anpassung eines Dokumenten-Workflows für ein Medium an ein anderes reduziert Doppelarbeit und bietet gleichzeitig einen klaren und konsistenten Plan, der befolgt werden kann.
Gleichzeitig ist es wichtig, nicht selbstzufrieden zu werden. Arbeitsabläufe können immer verbessert werden, und obwohl es wichtig ist, dem Team Zeit zu geben, sich an einen neuen Arbeitsablauf zu gewöhnen, ist es wichtig, die Schritte 1–3 in festgelegten Abständen zu wiederholen – etwa vier bis sechs Monate – um iterative Verbesserungen einzuführen und im Laufe der Zeit optimieren.
SEO-fokussierte redaktionelle Workflow von SODP
Jeder Verlag muss den redaktionellen Workflow finden, der am besten zu seinen Inhalten, Zielen und Ressourcen passt.
Was wir hier vorstellen, ist von State of Digital Publishing (SODP) , der SEO-Praktiken sowie eine Themen-Cluster-Strategie integriert.
Schritt 1: Recherchieren
Dies ist die Strategiephase, in der wir unsere Themensäulen und -cluster recherchieren und planen. Hier suchen wir nach Themen, für die wir in Suchmaschinen ranken wollen.
Diese Phase beinhaltet viel Keyword-Recherche, um das Suchvolumen und die Keyword-Schwierigkeit auszugleichen. Mit diesen Informationen können wir dann unsere Inhaltssäule und die verschiedenen unterstützenden Themencluster abbilden.
Wir verwenden verschiedene Tools wie Ahrefs, SurferSEO und Keyword-Generatoren, um Rohdaten zu sammeln und sie durch Vorlagen zu verarbeiten, die uns zeigen, welche Inhaltsabdeckung uns und unseren Kunden die besten Chancen gibt, ein Publikum zu gewinnen.
Unser Tipp: Für Publisher, die neu im SEO-Prozess sind, kann dies wie ein entmutigender und sogar esoterischer Prozess erscheinen. Allerdings muss es nicht sein.
Beginnen Sie langsam und konzentrieren Sie sich auf eine gewünschte Nische. Verwenden Sie die Google-Suche, um zu verstehen, welche Themen die Konkurrenz abdeckt, welche ihrer Geschichten gut ankommen, welche Themen ausführlicher behandelt werden könnten und welche Geschichten überhaupt nicht behandelt wurden.
Dies ist eine relativ altmodische Herangehensweise an Forschung und Entwicklung, es ist eine reibungslose Art, den SEO-Prozess zu starten. Fügen Sie von dort höchstens ein oder zwei kostenlose Recherche-Tools hinzu und beginnen Sie zu erkunden, wie Sie ihren Wert maximieren können.
Für einen fortgeschritteneren Ansatz zum Aufbau einer Säulen- und Cluster-Strategie werfen Sie einen Blick auf unser Content-Cluster -Strategie-Toolkit , das den Prozess in verschiedene Schritte unterteilt.
Schritt 2: Redaktionskalender
Wenn Thema und Cluster feststehen, füllen wir dann unseren Redaktionskalender, damit wir unsere Deadlines genau kennen.
Ein Redaktionskalender kann jedoch so viel mehr sein als Fristen. Unser Kalender enthält den Inhaltstyp, den zugewiesenen Autor und die verschiedenen Phasen der Überprüfung – all dies ermöglicht es den Redaktions- und SEO-Teams, den Fortschritt jedes Projekts auf einen Blick zu verstehen.
Es enthält auch einen Link für jeden Artikel zu unserem Projektmanagement-Tool Nifty , das eine detailliertere Aufschlüsselung der zugewiesenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Beteiligten enthält.
Unser Tipp: Wir empfehlen, den Redaktionskalender am Anfang einfach zu halten. Es ist keine Schande, Stift und Papier zu verwenden, wenn es in den frühen Phasen der Prozessabbildung hilft. Dies bietet eine Grundlage, die in Softwarelösungen wie Nifty, Asana, Trello usw. übernommen werden kann.
Während wir fast ausschließlich Nifty verwendet haben, haben wir uns aufgrund seiner Zielseiten-ähnlichen Funktionalität für die Integration von Google Sheets in unsere täglichen Arbeitsabläufe entschieden. Dadurch bleibt das Team auf Aufgaben mit kürzeren Fristen konzentriert.
Es gibt viele Tools, die den Erstellungsprozess des redaktionellen Kalenders rationalisieren können, und die Auswahl des richtigen Tools hängt einfach von den spezifischen Anforderungen des Verlags ab.
Am Ende kann ein Redaktionskalender nur einen Projekttitel und eine Frist anzeigen oder Funktionen wie Statusverfolgung, redaktionelle Notizen und sogar eine Entwurfsverwaltung enthalten.
Schritt 3: Inhaltserstellung
Nachdem die Themen ausgewählt und Fristen festgelegt wurden, ist es an der Zeit, mit der Erstellung der Inhalte zu beginnen. Dieser Prozess beinhaltet jedoch mehr als nur mit dem Schreiben zu beginnen.
Der Prozess beginnt für uns mit der Erstellung eines Briefings. Wir beginnen mit SurferSEO, da es basierend auf bestimmten Kriterien, die unser Ziel-Keyword und eine automatisierte Analyse von Mitbewerberartikeln umfassen, automatisch bestimmte Richtlinien generiert – wie Schlüsselwörter, Wortanzahl und Anzahl der Bilder.
SurferSEO generiert ein grundlegendes Briefing und enthält Optionen zum Ausfüllen von Unterüberschriften, um es weiter zu konkretisieren. Wir haben jedoch festgestellt, dass dieser Ansatz bei der Entwicklung von Briefings, die unsere Autoren leicht implementieren können, an ihre Grenzen stößt.
Stattdessen bevorzugen wir einen praxisorientierteren Ansatz. Wir verwenden eine Auswahl unserer eigenen Skelettvorlagen, um schnell eine Gliederung für Autoren zu erstellen, die alle Punkte enthält, die behandelt werden müssen, sowie Links zu potenziellem Referenzmaterial.
Unsere Briefings enthalten auch Qualitätsstandards, einen Styleguide und alle internen Links, die enthalten sein sollten. Dies verringert die Verwirrung der Autoren und hilft ihnen, Inhalte mit weniger Klärungs-E-Mails, Bearbeitungsrunden und SEO-Feedback zu liefern.
An diesem Punkt ist es an der Zeit, das Stück entweder intern zu schreiben oder einen freiberuflichen Autor zu beauftragen. Dies ist auch die Zeit, um über benutzerdefinierte Grafiken und lizenzierte Bilder nachzudenken, im Grunde alle Kunstwerke, die den Artikel leicht lesbar und verständlich machen.
Unser Tipp: Gehen Sie in der kurzen Erstellungsphase so gründlich und detailliert wie möglich vor. Detaillierte Briefings geben Autoren eine bessere Chance, es beim ersten Versuch „richtig zu machen“. Es hilft auch, die Erzählung vor der Zuweisung von Arbeiten zu klären, was kostspielige Bearbeitungsrunden und Feedback reduzieren sollte.
Denken Sie auch frühzeitig an Bilder und verwenden Sie lizenzfreie Stock-Bilder, während Sie interne Kapazitäten entwickeln.
Schritt 4: Überprüfung kopieren
Inhalte unserer Partner
Sobald eine Arbeit erstellt wurde, muss sie bearbeitet, einer SEO-Überprüfung unterzogen und dann einem endgültigen Korrekturabzug unterzogen werden.
Jede dieser Phasen kann Probleme aufdecken, die der Autor ansprechen muss. Wir haben daran gearbeitet, sicherzustellen, dass unsere Briefings klar genug sind, dass eine Feedback-Runde ausreichen sollte, damit der Autor den Artikel liefern kann, den wir suchen.
Abgesehen von den offensichtlichen Vorteilen, weniger Zeit damit zu verbringen, mit Autoren hin und her zu gehen – ein Prozess, der erheblich länger dauern kann, wenn es um Freelancer oder Junior-Teammitglieder geht – zeigt es auch potenzielle Schwächen von Autoren auf. Dies wiederum schafft eine Gelegenheit für Schulungen oder eine Rationalisierung des Schreibpools.
Um einen genaueren Blick darauf zu werfen, wie wir den Einstellungsprozess angehen, sehen Sie sich unsere Mai-Ausgabe der Bürozeiten an, in der wir näher auf Content-Pipelines eingehen.
Unser Tipp: Schaffen Sie Redundanz innerhalb eines Schreibpools. Freiberufler sind eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass immer kreative Kapazitäten vorhanden sind, obwohl dies mit einer Reihe von Herausforderungen verbunden ist. Wenn Qualität von größter Bedeutung ist, dann seien Sie bereit, langsam einzustellen und schnell zu entlassen.
Dies bedeutet, dass die Einstellung ein ständiger Prozess sein sollte. Obwohl dies ein langwieriger Prozess sein kann, ermöglicht es inkrementelle Verbesserungen des Schreibpools, wobei diejenigen, denen die Qualität fehlt, allmählich zugunsten fähigerer Schreiber verdrängt werden.
Schritt 5. Verteilung
Mit Rezensionen im Rückspiegel ist es der Moment der Wahrheit – Zeit zu veröffentlichen. Dies ist auch die Phase, in der das Marketingteam über Werbestrategien nachdenken muss, die zur Verbesserung der Zielgruppenfindung eingesetzt werden können.
Angesichts unseres B2B-Fokus sollte es wenig überraschen, dass wir auf SEO-Praktiken setzen, um unsere etwas nischenhafte Zielgruppenkategorie anzusprechen. Das heißt jedoch nicht, dass wir hier aufhören und uns auch auf soziale Medien verlassen, um auf unsere kürzlich veröffentlichten Arbeiten aufmerksam zu machen.
Unser Tipp: Verstehen Sie, welche Inhalte am besten zu welchen Marketingkanälen passen. Obwohl wir uns auf SEO verlassen, ist dies möglicherweise nicht die beste Lösung für jeden Publisher, und es ist wichtig, dass Publisher überlegen, ob ihre Inhalte in einem anderen Kanal möglicherweise besser abschneiden.
Schritt 6. Optimieren Sie erneut
Inhalte können, genau wie ein redaktioneller Workflow, nicht erstellt und dann vernachlässigt werden. Wir überprüfen die Leistung der Story regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie funktioniert. nutzen wir die Google Search Console (GSC), Ahrefs und SurferSEO.
Wir führen eine Analyse der Suchmaschinenergebnisseite (SERP) durch, um zu verstehen, was Google Nutzern basierend auf ihrer Suchabsicht anzeigt. Dann werden wir unsere Konkurrenten untersuchen, um zu sehen, wie umfassend ihre thematische Berichterstattung ist und ob sie irgendwelche Schlüsselelemente übersehen haben, die wir basierend auf der Benutzerabsicht einbeziehen können.
Diese Schritte helfen uns dabei, uns darüber zu informieren, wie gut ältere Inhalte ranken. Mögliche Gründe für eine unterdurchschnittliche Leistung sind eine schwache Struktur, fehlendes Keyword-Targeting oder eine geringe thematische Abdeckung.
Während dieser Überprüfungen ergreifen wir eine von vier Maßnahmen:
- Lass es wie es ist
- Anpassen und optimieren
- Zusammenführen und löschen
- Archiv
Ungenaue oder veraltete Inhalte können die Markenwahrnehmung beeinträchtigen.
Unser Tipp: Fallen Sie nicht in die „Publish and forget“-Falle. Planen Sie Zeit ein, um alte Inhalte für Optimierungs- und Leistungsverbesserungen erneut zu besuchen. An der Verbesserung vorhandener Artikel zu arbeiten und sie immergrüner zu machen oder sie zu aktualisieren und zu erweitern, kann eine schnelle und einfache Möglichkeit sein, die Leistung zu verbessern.
Wenn ein Verlag nicht über die Ressourcen verfügt, um eine Inhaltsprüfung intern durchzuführen, empfehlen wir, die Hilfe eines professionellen SEO-Dienstleisters in Anspruch zu nehmen. Zu verstehen, was funktioniert und was nicht, ist für die Entwicklung einer effektiven Inhaltsstrategie von entscheidender Bedeutung.
Abschließende Gedanken
Ganz gleich, ob es sich um einen Ein-Mann-Betrieb oder eine Organisation mit Dutzenden von Mitarbeitern handelt, ein dokumentierter redaktioneller Arbeitsablauf kann allen Veröffentlichungsplänen helfen, Ineffizienzen beseitigen und Abläufe skalieren und gleichzeitig Unterbrechungen vermeiden.
Tatsache ist, dass jeder Verlag bereits einen redaktionellen Workflow-Prozess hat, auch wenn er ihn nicht kennt. Durch die Identifizierung ihres aktuellen Redaktionsprozesses können Verlage entweder einen neuen Workflow entwickeln oder den bestehenden optimieren, um sicherzustellen, dass er ihr volles Potenzial ausschöpfen kann.
