Redaksjonelle arbeidsflyter er integrert i publiseringsprosessen – de gjør det mulig å bringe en idé ut i livet og deretter presenteres for et publikum.
Enten prosessen er nøye dokumentert eller lever i «muskelminnet», bruker hver utgiver en til å lage og distribuere innhold.
Vellykkede utgivere har imidlertid ikke bare en prosess for å lage innhold. De har også dokumentert sine prosesser, og dermed gjort det enklere å sikre kvalitetsinnhold og overføre eksisterende kunnskapsbasseng til nye medarbeidere.
Selv om usikkerhet uten tvil kan drive den kreative prosessen , for at digital publisering skal være lønnsom, trenger den en god redaksjonell arbeidsflyt som eliminerer usikkerhet og reduserer sløsing.
Innholdsfortegnelse
Hva er en redaksjonell arbeidsflyt?
En redaksjonell arbeidsflyt omfatter prosessene som bestemmer hvordan en publikasjon oppretter, redigerer, publiserer og administrerer innhold.
Selv om begrepet "redaksjon" kan fremkalle bilder av forfattere, underredaktører og redaktører som jobber med å lage innhold, kan disse arbeidsflytene påvirke så mange andre teammedlemmer. Disse inkluderer:
- Innholdsstrateger
- SEO-er
- Fotografer
- Illustratører
- Sosiale medier-team
- UX-designere
- Produksjonsledere
Å lage innhold kan kreve innspill fra disse spesialistene på ulike stadier av livssyklusen, for eksempel:
- Ideasjon
- Forske
- Skriving
- Redigering
- Bildeoppretting
- Produksjon
- Utgivelse
- Markedsføring
Å ha en strømlinjeformet redaksjonell arbeidsflyt på plass er et viktig skritt mot å hjelpe virksomheter med å realisere sine innholdsstrategimål.
Hvorfor er det viktig å dokumentere redaksjonelle arbeidsflyter?
Arbeidsflyter finnes i alle bransjer, og forlagsbransjen er intet unntak. Godt dokumenterte og fullt implementerte prosedyrer bidrar til å redusere redaksjonell ineffektivitet.
Å dokumentere en arbeidsflyt er det første skrittet mot å forstå om systemene og prosessene på plass faktisk fungerer. Dette åpner da for muligheten for å forbedre den redaksjonelle prosessen i jakten på følgende fordeler.
- Forbedre innholdskvalitet/kvantitet betydelig. Avhengig av en utgivers mål og mål, kan arbeidsflyter optimaliseres enten for å publisere færre, men mer virkningsfulle deler av innholdet eller fokusere på å dekke mange emner på bekostning av dybdedekning.
- Reduser driftsineffektivitet. Å jobbe uten en etablert arbeidsflyt betyr at innhold produseres ved hjelp av nedarvede og dårlig forstått prosesser. Dette gir driftsmessig ineffektivitet som tapte tidsfrister, tapte sponsing- og reklamemuligheter eller underordnet kvalitetskontroll.
- Fremme eierskap. Ved å fjerne usikkerhet rundt oppgaveansvar lar teamene ta fullt ansvar for resultatene sine og gjør innstilling og oppnåelse av KPIer mer håndterbare.
Som nevnt ovenfor, enten utgivere vet det eller ikke, har de allerede en redaksjonell arbeidsflyt. Selv om det kan være noe så grunnleggende som å forske > skrive > publisering, er det mer sannsynlig at det inkluderer redigering, grafisk design, sidelayout, SEO og innholdsmarkedsføringsstrategi.
Selv om en arbeidsflyt er planen som vil avgjøre hvor mye en utgiver kan skalere, er det viktig å huske at det ikke finnes en ensartet tilnærming.
Hver utgiver må skreddersy arbeidsflyten for å møte deres behov og kapasitet. Med det i tankene, la oss se på hvordan du dokumenterer arbeidsflyter og deretter forbedrer dem.
Hvordan etablere og optimalisere redaksjonelle arbeidsflyter
Det første trinnet for å utvikle en effektiv redaksjonell arbeidsflyt ligger i å dokumentere hvordan ting gjøres nå.
Dette vil etablere en kunnskapsbase som kan utvikles over tid og vil lettere legge til rette for kunnskapsoverføring mellom eksisterende og nye teammedlemmer.
1. Identifiser og dokumenter
Det er mange måter å samle en liste over trinn og tilhørende handlinger på. En av de enkleste måtene er å lage et "levende" skybasert dokument som hele teamet lett kan få tilgang til og oppdatere.
Fokuser på mer enn bare innholdsskaping og utvid dokumentet til å inkludere innholdsstrategi, publisering, promotering og styring.
Vær tålmodig. Dokumentasjonsprosessen kan være en oppdagelsesreise for hele teamet, og det er en som bør forfølges i detaljer. Begynn med å identifisere de overordnede fasene i den redaksjonelle arbeidsflyten og fordykk deretter dypere.
Still spørsmål; jo flere jo bedre. Spørsmål bidrar til å avklare virksomhetens, avdelingens og den enkeltes prosesser, oppdrag og mål. Hvert spørsmål som stilles, besvares og dokumenteres betyr ett kunnskapshull mindre for hele teamet.
Da vi dokumenterte State of Digital Publishings (SODP) emneopprettingsfase, innså vi at SEO og redaksjonen hadde overlappende ansvar.
Denne overlappingen førte til forsinkelser fordi det ikke alltid var klart hvem som var ansvarlig for visse oppgaver, for eksempel opprettelsen av forfatterbriefer. Vi identifiserte hvilke deler av arbeidsflyten hver avdeling var ansvarlig for, dokumenterte hvert trinn og laget standard driftsprosedyrer (SOPs) som teamet kunne følge.
Ikke bare tillot dette oss å tildele oppgaver med større klarhet, men det åpnet også døren for å automatisere visse trinn og lage opplæringsdokumenter for nyansatte.
2. Eierskap
Etter at en prosess er dokumentert, trenger teamet tid til å brette den inn i timeplanen og deretter identifisere hull i arbeidsflyten.
Dette trinnet gir hvert teammedlem mulighet til å jobbe med å identifisere manglene i sine egne evner, for eksempel tidsstyring.
Ha sjekklister som redaksjonen skal følge. Hvis det er mulig, del inn hvert trinn i sjekklister slik at prosessen er oversiktlig og det er en skikkelig overlevering mellom kolleger.
Etter hvert som flere oppgaver blir identifisert og deretter tildelt, lag detaljerte tidslinjer for hver enkelt for å identifisere potensielle flaskehalser. Dette er også en fin måte å gjennomgå og eventuelt tilbakestille ledelsens forventninger.
For eksempel kan det være for få teammedlemmer som er ansvarlige for å redigere og publisere videoer, noe som begrenser videoproduksjon for sosiale mediekanaler. Ledelsen kan deretter løse dette ved å enten redusere arbeidsbelastningskravene eller ansette flere videoredigerere.
3. Tilbakemelding
Gi teamet tid til å ta i bruk de dokumenterte prosessene, men planlegg deretter en tid for å sikre tilbakemelding.
Det er ikke nok å forstå hvor flaskehalsene er, det er viktig å forstå hvorfor de dukker opp. De ansvarlige for oppgaven kan gi verdifull innsikt i grunnleggende problemstillinger og veilede utviklingen av praktiske løsninger.
For eksempel kan redaksjonen eller SEO-teamene sende artikler tilbake til forfattere flere ganger, noe som fører til publiseringsforsinkelser. Det er viktig å forstå hvorfor dette skjer.
Hva manglet i forfatterens første utkast? Vet forfatteren nok om emnet til å møte forventningene? Ble redaksjonens forventninger tydelig formidlet? Var brevet detaljert nok?
Å svare på hvert av disse spørsmålene kan føre til flere spørsmål, men å følge prosessen til dens konklusjon vil bidra til å finpusse problemet. For eksempel kan det avsløre svakheter i skriveteamet, problemer med de tildelte trusene eller til og med med hvordan tilbakemeldinger blir kommunisert - det kan til og med være en kombinasjon av alle tre.
Uten å stille spørsmål fra de som utfører oppgavene og få dem til å snakke med hverandre, vil det være umulig å identifisere alle problemene som påvirker arbeidsflyten.
4. Optimaliser
Etter hvert som arbeidsflyter blir dokumentert og tatt i bruk, vil strukturelle problemer sakte begynne å dukke opp. Dette er en god ting. Forlagsselskaper må finne så mange "edge cases" som mulig før de deler løsningene med hele teamet. Dette vil redusere sannsynligheten for å måtte lage skreddersydde, silede løsninger i fremtiden.
En organisert arbeidsflyt kan skreddersys for å passe ulike typer innhold og medier. Mens et blogginnlegg, podcast og kortformatvideo for sosiale medier er forskjellige medier, må de alle gjennom omtrent samme reise fra kreativ til publikum.
Å tilpasse en dokumentarbeidsflyt for ett medium til et annet reduserer duplisert arbeid samtidig som det gir en klar og konsistent plan å følge.
Samtidig er det viktig å ikke bli selvtilfreds. Arbeidsflyter kan alltid forbedres, og selv om det er viktig å gi teamet tid til å finne seg til rette i en ny arbeidsflyt, er det viktig å gjenta trinn 1-3 med faste intervaller – tenk fire til seks måneder – for å innføre iterative forbedringer og optimalisere over tid.
SODPs SEO-fokuserte redaksjonelle arbeidsflyt
Hver utgiver må finne den redaksjonelle arbeidsflyten som passer best for deres innhold, mål og ressurser.
Det vi presenterer her er State of Digital Publishings (SODP) redaksjonelle arbeidsflyt, som integrerer SEO-praksis så vel som en emneklyngestrategi.
Trinn 1: Forskning
Dette er strategifasen, hvor vi forsker på og planlegger våre temapilarer og klynger. Det er her vi ser etter emner som vi ønsker å rangere etter i søkemotorer.
Dette stadiet involverer mye søkeordforskning for å balansere søkevolum og søkeordvanskeligheter. Med denne informasjonen kan vi kartlegge innholdssøylen vår og de forskjellige støttende emneklyngene.
Vi bruker ulike verktøy som Ahrefs, SurferSEO og søkeordgeneratorer for å samle inn rådata og behandle det gjennom maler som viser oss hvilken innholdsdekning som vil gi oss og våre kunder den beste sjansen til å trekke et publikum.
Vårt tips: For utgivere som er nye i SEO-prosessen, kan dette virke som en skremmende, og til og med esoterisk, prosess. Det trenger imidlertid ikke å være det.
Start sakte og fokuser på en ønsket nisje. Bruk Google Søk for å forstå hvilke emner konkurransen dekker, hvilke av historiene deres gir gode resultater, hvilke emner som kan dekkes mer i dybden og hvilke historier som ikke har blitt dekket i det hele tatt.
Dette er en relativt gammeldags måte å nærme seg FoU på, det er en måte å starte SEO-prosessen på med lav friksjon. Derfra kan du legge til ett eller to gratis forskningsverktøy og begynne å utforske hvordan du kan maksimere verdien deres.
For en mer avansert tilnærming til å bygge en pilar- og klyngestrategi, ta en titt på Content Cluster Strategy Toolkit , som deler ned prosessen i ulike trinn.
Trinn 2: Redaksjonskalender
Når emnet og klyngene er bestemt, fyller vi redaksjonskalenderen vår slik at vi har en klar ide om fristene våre.
En redaksjonell kalender kan imidlertid være så mye mer enn tidsfrister. Kalenderen vår inkluderer innholdstype, tildelt skribent og de ulike stadiene av gjennomgang – alt dette lar redaksjonen og SEO-teamene raskt forstå fremdriften til hvert prosjekt.
Den inneholder også en lenke for hver artikkel til vårt prosjektstyringsverktøy, Nifty , som inneholder en mer detaljert oversikt over tildelte oppgaver og interessentansvar.
Vårt tips: Vi anbefaler å holde den redaksjonelle kalenderen enkel i starten. Det er ingen skam å bruke penn og papir hvis det hjelper med de tidlige stadiene av prosesskartlegging. Dette gir et grunnlag som kan bæres inn i programvareløsninger som Nifty, Asana, Trello, etc.
Mens vi nesten utelukkende brukte Nifty, valgte vi å integrere Google Sheets i våre daglige arbeidsflyter på grunn av dens landingssidelignende funksjonalitet. Det holder teamet fokusert på oppgaver med mer umiddelbare tidsfrister.
Det er mange verktøy som kan strømlinjeforme den redaksjonelle kalenderopprettingsprosessen, og å velge den rette kommer ganske enkelt ned til utgiverens spesifikke behov.
Til slutt kan en redaksjonell kalender vise bare en prosjekttittel og en tidsfrist, eller den kan inneholde funksjoner som statussporing, redaksjonelle notater og til og med utkasthåndtering.
Trinn 3: Oppretting av innhold
Nå som emnene er valgt og frister tildelt, er det på tide å begynne å lage innholdet. Imidlertid er det mer med denne prosessen enn å bare begynne å skrive.
For oss begynner prosessen med å lage en brief. Vi starter med SurferSEO, siden det automatisk genererer visse retningslinjer – som nøkkelord, ordantall og antall bilder – basert på visse kriterier som inkluderer vårt målsøkeord og en automatisert analyse av konkurrentartikler.
SurferSEO genererer en grunnleggende oversikt og inkluderer alternativer for å fylle ut underoverskrifter for å utdype det ytterligere. Vi har imidlertid funnet ut at denne tilnærmingen har sine begrensninger når de utvikler briefs som våre forfattere enkelt kan implementere.
I stedet foretrekker vi en mer praktisk tilnærming. Vi bruker et utvalg av våre egne skjelettmaler for raskt å bygge en disposisjon for forfattere som inneholder alle punktene som må dekkes samt lenker til potensielt referansemateriale.
Trusene våre inneholder også kvalitetsstandarder, en stilguide og eventuelle interne lenker som bør inkluderes. Dette reduserer forfatterforvirringen og hjelper dem med å levere innhold med færre oppklarings-e-poster og runder med redigering og SEO-tilbakemeldinger.
På dette tidspunktet er det på tide å enten skrive stykket internt eller tildele en frilansskribent. Dette er også tiden for å begynne å tenke på tilpasset grafikk og lisensierte bilder, i utgangspunktet alle kunstverk som vil gjøre artikkelen lett å lese og forstå.
Vårt tips: Vær så grundig og så detaljert som mulig under den korte opprettelsesfasen. Detaljerte briefer gir forfattere en bedre sjanse til å "få det riktig" første forsøk. Det hjelper også med å avklare fortellingen før du tildeler arbeid, noe som bør kutte ned på kostbare runder med redigeringer og tilbakemeldinger.
Tenk også på bilder tidlig og bruk lisensfrie lagerbilder mens du utvikler intern kapasitet.
Trinn 4: Kopier anmeldelse
Innhold fra våre partnere
Når et stykke arbeid er opprettet, trenger det redigering, en SEO-gjennomgang og deretter et endelig bevis.
Alle disse stadiene kan avsløre problemer som forfatteren må ta opp. Vi har jobbet for å sikre at oppskriftene våre er klare nok til at én runde med tilbakemelding bør være nok til at forfatteren kan levere artikkelen vi leter etter.
Utover de åpenbare fordelene ved å bruke mindre tid på å gå frem og tilbake med forfattere – en prosess som kan være betydelig lengre når man har å gjøre med enten frilansere eller juniorteammedlemmer – fremhever den også potensielle forfattersvakheter. Dette vil igjen skape mulighet for opplæring eller en rasjonalisering av skrivepuljen.
For en nærmere titt på hvordan vi nærmer oss ansettelsesprosessen, se vår mai-utgave av Office Hours , hvor vi går mer i detalj om innholdspipelines.
Vårt tips: Bygg redundans i en skrivebasseng. Frilansere er en fin måte å sikre at det alltid er kreativ kapasitet, selv om dette kommer med sine egne utfordringer. Hvis kvalitet er av største betydning, så vær klar til å ansette sakte og skyte raskt.
Dette betyr at ansettelse bør være en konstant prosess. Selv om dette kan være en kjedelig prosess, åpner det for trinnvise forbedringer i skrivebasen, med de som mangler kvalitet gradvis avviklet til fordel for mer dyktige forfattere.
Trinn 5. Distribusjon
Med anmeldelser i bakspeilet er det sannhetens øyeblikk – på tide å publisere. Dette er også stadiet når markedsføringsteamet må tenke på markedsføringsstrategier som kan brukes til å forbedre publikumsoppdagelsen.
Gitt vårt B2B-fokus, bør det ikke være overraskende at vi stoler på SEO-praksis for å appellere til vår noe nisjemålgruppe. Det er ikke dermed sagt at vi stopper der, og vi er også avhengige av sosiale medier for å skape bevissthet om vårt nylig publiserte arbeid.
Vårt tips: Forstå hvilket innhold som passer best til hvilke markedsføringskanaler. Selv om vi er avhengige av SEO, er det kanskje ikke det beste for alle utgivere, og det er viktig for utgivere å vurdere om innholdet deres kan gi bedre resultater i en annen kanal.
Trinn 6. Optimaliser på nytt
Innhold, akkurat som en redaksjonell arbeidsflyt, kan ikke opprettes og deretter neglisjeres. Vi gjennomgår regelmessig historiens ytelse for å sikre at den fungerer. Vi bruker Google Search Console (GSC), Ahrefs og SurferSEO for å utføre disse vurderingene.
Vi vil gjennomføre en søkemotorresultatside (SERP)-analyse for å forstå hva Google viser brukere basert på søkeintensjonen deres. Deretter vil vi studere konkurrentene våre for å se hvor dyptgående deres aktuelle dekning er og om de har gått glipp av noen nøkkelelementer som vi kan inkludere basert på brukerintensjon.
Disse trinnene hjelper oss med å informere oss om hvor godt eldre innhold er rangert. Potensielle årsaker til underprestasjoner inkluderer en svak struktur, mangel på søkeordmålretting eller lav aktuelt dekning.
I løpet av disse vurderingene tar vi en av fire handlinger:
- La være som den er
- Juster og optimaliser
- Slå sammen og slett
- Arkiv
Unøyaktig eller utdatert innhold kan skade merkeoppfatningen.
Vårt tips: Ikke bli offer for «publiser og glem»-fellen. Planlegg tid til å gå tilbake til gammelt innhold for optimalisering og ytelsesforbedringer. Å jobbe med å forbedre eksisterende artikler og gjøre dem mer eviggrønne, eller å oppdatere og utvide dem, kan være en rask og enkel måte å forbedre ytelsen på.
Hvis en utgiver ikke har ressursene til å gjennomføre en innholdsrevisjon internt, anbefaler vi å få hjelp fra en profesjonell SEO-tjenesteleverandør. Å forstå hva som fungerer og ikke fungerer er avgjørende for utviklingen av en effektiv innholdsstrategi.
Siste tanker
Enten det er en enmannsoperasjon eller en organisasjon med dusinvis av ansatte, kan det å ha en dokumentert redaksjonell arbeidsflyt hjelpe alle publiseringsplaner, eliminere ineffektivitet og skalere operasjoner samtidig som man unngår forstyrrelser.
Faktum er at alle utgivere allerede har en redaksjonell arbeidsflytprosess, selv om de ikke vet det. Ved å identifisere sin nåværende redaksjonelle prosess, kan utgivere enten utvikle en ny arbeidsflyt eller optimalisere den eksisterende for å sikre at den lar dem nå sitt fulle potensial.
