Mga Oras ng Opisina
Samahan Vahe Arabian , founder ng State of Digital Publishing (SODP), at Andrew Kemp, managing editor ng SODP, habang tinatalakay nila ang editoryal na workflow ng kumpanya, kung paano nakayanan ng team ang mga karaniwang hamon araw-araw at matutunan kung paano bumuo ng epektibong editoryal na workflow.
Tungkol sa SODP
Bilang isang hybrid na publisher at consultancy para sa mga publishing brand, tinutulungan ng State of Digital Publishing (SODP) ang mga publisher na bumuo ng mga napapanatiling modelo ng negosyo para sa pangmatagalang paglago.
Ang mga social membership ng SODP ay nagbibigay ng access sa aming one-on-one na suporta, mga insight at data, pati na rin ang aming Content Cluster Strategy Toolkit na nagbibigay ng sunud-sunod na pagtuturo kung paano bumuo ng mga haligi ng nilalaman.
Maaari kang maging miyembro ngayon sa $39 bawat buwan o makakuha ng 30% na diskwento sa buwanang presyo na may taunang subscription. Magkaroon ng access sa lahat ng pag-record sa webinar, eksklusibong mga insight sa industriya, at higit pa gamit ang isang SODP membership.
Agenda
- Proseso ng editoryal ng SODP
- Paano bumuo ng isang proseso ng editoryal
- Stack ng content ops
- Pagtukoy sa mga tungkulin ng user
- Daloy ng trabaho sa WordPress
- Plan-create-promote workflow
Ang Proseso ng Editoryal ng SODP
Ang isang editoryal na daloy ng trabaho ay hindi kailangang maging sobrang flash — isang pad ng papel at isang panulat ay maaaring sapat upang magawa ang mga bagay-bagay.
Bagama't tiyak na makakatulong ang pinakabago at pinakamahusay na mga tool, hindi palaging mahalaga ang mga ito sa paggawa ng content. Gayunpaman, ang mahalaga ay ang pagdodokumento ng mga proseso at application na ginamit sa proseso ng paglikha.
Pagkatapos lamang magkakaroon ka ng malinaw na pag-unawa sa kung paano nakikipag-ugnayan ang bawat hakbang at proseso, sinusuportahan o pinapanghina ang system. Ang pagkakaroon ng pundasyong pag-unawa sa iyong editoryal na daloy ng trabaho pagkatapos ay magbubukas ng pinto sa pagpapakilala ng higit pang mga tool na lubos na makakaapekto sa kahusayan.
Mga Tool at Platform
Matagal na naming ginagamit ang Nifty Ang Nifty ay isang mahusay na tool para sa pagkuha ng lahat ng mga detalye tungkol sa isang partikular na proyekto. Sa kasamaang palad, kung minsan ang granularity na ito ay maaaring maging napakalaki, na ginagawang mas mahirap na makakuha ng isang bird's eye view kung ano ang nangyayari sa mga proyekto ng nilalaman.
Samakatuwid, nagdagdag kami ng isang pahinang editoryal na Google Sheet sa aming proseso upang makakuha ng mabilis na snapshot kung nasaan ang mga proyekto sa anumang oras. Naglalaman ang sheet ng link sa bawat proyekto sa Nifty, na nagbibigay ng mas mahusay na kontrol sa paggawa at pagtatalaga ng mga sub-task at mga deadline sa pagsubaybay.
Nakikipagtulungan kami sa maraming freelancer at may napakalakas na hanay ng mga pamantayan. Kapag nagtatrabaho ka sa mga freelancer, mahalagang matukoy mo kung kailan mag-eehersisyo ang isang tao at kung kailan hindi sila gagana at pagkatapos ay mabilis na kumilos kapag naging isyu ang kalidad. Nangangahulugan ito na kailangan mo ring magtatag ng pipeline upang palawakin ang iyong writing pool.
Gumagamit kami ng platform na tinatawag na Workello para kumuha ng mga manunulat. Nagbibigay-daan ito sa amin na magkaroon ng bird's eye view sa proseso ng pag-hire, kabilang ang bilang ng mga aplikante, kanilang mga propesyonal na link, atbp. Gamit ang tool na ito, hindi na kailangang mag-field ng mga email mula sa bawat aplikante habang sinusubukan mong mahanap ang pinakaangkop na manunulat para sa trabaho.
Pinapayagan ng Workello ang pamamahala ng kandidato — pagsubok, pagtanggi at pagkuha — lahat sa isang lugar. Ang pagkakaroon ng isang sistema upang mabilis na palakihin at pababain ang mga pagsusumikap sa pangangalap ay nagbibigay-daan sa mga editor na maging mas mahigpit sa kanilang mga kasalukuyang manunulat.
Ang plagiarism (direkta o semantiko), palpak na trabaho at kakulangan ng teknikal na kakayahan ay mapipilitan tayong putulin ang relasyon sa isang manunulat.
Ang Briefing
Ang proseso ng briefing ay maaaring maging diretso kung mayroon kang isang matatag na pangkat ng mga manunulat na nauunawaan kung ano ang iyong hinahanap. Gayunpaman, kung nagsusumikap kang pagbutihin ang pangunahing kakayahan ng iyong koponan sa pagsusulat, kung gayon ang komunikasyon ay magiging mahalaga.
Sa SODP, gumawa kami ng mga template ng proyekto na nagbibigay-daan sa aming mabilis na mag-compile ng mga gabay sa istilo, paglalarawan ng proyekto at mga inaasahan sa nilalaman sa bawat maikling ipinapadala namin sa pangkat ng pagsusulat. Ito ay magbibigay-daan sa mga manunulat na maunawaan ang mga alituntunin sa pagsulat bago magsimula ng isang proyekto.
Pagdating sa pagbuo ng isang maikling, umaasang makakapaghatid ang mga manunulat ng 3,000-salitang piraso mula sa 30 salita ng pagtuturo ay isang recipe para sa kalamidad, anuman ang kadalubhasaan . Sa halip, ang isang magandang maikling ay kailangang maging malinaw at magkaroon ng mga inaasahan nang maayos na tinukoy.
Sa layuning iyon, gumawa kami ng skeletal structure na katumbas ng haba ng humigit-kumulang 10% ng target na bilang ng salita ng proyekto.
Halimbawa, para sa isang 3,000-salitang proyekto, gumagawa kami ng 300-salitang maikling naglalaman ng mga bullet point, direksyon at magaspang na header. Nagbibigay ito sa mga manunulat ng ideya ng lupang kailangan nilang saklawin.
Ang paglikha ng isang istraktura ng kalansay ay nagsasangkot ng ilang iba't ibang mga miyembro ng pangkat ng SODP. Una, tinutukoy ng pangkat ng SEO ang mga paksa at keyword bago mag-draft ng isang magaspang na maikling gamit ang sangguniang materyal na natuklasan nito sa pananaliksik nito. Ang pangkat ng editoryal ay may pananagutan sa pagtiyak na ang mga tagubilin ay malinaw pati na rin ang pagdaragdag ng karagdagang mga tagubilin kung kinakailangan. Ang mga ito ay maaaring magsama ng mga komento tungkol sa kung gaano karaming timbang at kahalagahan ang dapat magkaroon ng ilang mga seksyon.
Pagtitipon ng Koponan
Ang paghahanap ng mga mahuhusay na manunulat ay isang patuloy na proseso sa SODP. Ang pagkuha ng maling tao ay maaaring lumikha ng drag, dahil ang pagkintal ng kultura at misyon ng kumpanya ay nagiging mas mahirap.
Samakatuwid, naghahanap kami ng mga dahilan upang hindi kumuha ng trabaho sa halip na para sa mga dahilan upang umarkila. Umaasa kami sa ilang mga hiring board at platform para kumonekta sa mga bagong manunulat, sa aming VA na nangangasiwa sa proseso ng pag-uubos ng oras ng pag-post ng mga trabaho, atbp.
Samantala, naglunsad din kami ng isang internship program, na nakikipagtulungan sa dalawang unibersidad.
Pag-aayos ng Proseso
Ang mga editoryal na daloy ng trabaho ay tumatakbo sa mga ikot. Hindi kailanman kumpleto ang proseso at palaging may mas mahusay na paraan ng paggawa ng mga bagay, na maaaring hindi mo laging nakikita sa simula.
Dahil dito, dapat kang nakikipagtulungan sa iba pa sa iyong koponan upang suriin kung paano nila lapitan ang daloy ng trabaho para sa mas magagandang paraan ng paggawa ng mga bagay.
Maghanap ng mas mahusay na mga paraan upang i-streamline ang iyong pipeline ng nilalaman alinman sa pamamagitan ng isang mas mahusay na programa, tool o proseso.
Ang bawat isa ay may proseso para sa bawat aksyon sa loob ng iyong kumpanya, alam man nila ito o hindi. Ang pagdodokumento at pagsentro sa base ng kaalaman ng kumpanya ay ang unang hakbang tungo sa pagbuo ng mga mahusay na proseso. Kapag na-draft na ang isang proseso, maaari na itong iharap sa iyong mga kasamahan para sa konsultasyon at kailangang suriin, ipatupad o tanggihan ang feedback na ito bago ilunsad ang proseso.
Kasama sa aming proseso ang pag-templatize para sa content, pagsasagawa ng on-the-fly na pananaliksik, pagbuo ng mga haligi at cluster ng content, pagpaplano para sa content at pag-book ng mga manunulat, pag-evolve ng proseso, pagre-recruit at pag-delegate.
Ginagawang mahusay ng iba't ibang tool ang aming mga proseso, at kakaunti ang ginagamit namin. Halimbawa, tinutulungan kami ng Loom na magbigay ng wastong feedback sa aming mga manunulat, at ginagawang mas praktikal ng Surfer SEO para sa mga manunulat na sumunod sa mga pamantayan ng SEO na hinahanap namin.
Pagtukoy sa Mga Tungkulin ng Gumagamit
Ang pagbuo ng isang proseso para sa maayos na operasyon ay nangangailangan ng perpektong kahulugan ng mga tungkulin at responsibilidad.
Ang malinaw na pagtukoy sa mga tungkulin ay nag-aalis din ng anumang kalabuan na mga responsibilidad ng kawani sa panahon ng lifecycle ng paglikha. Ang paggawa nito ay hindi lamang nagpapasimple sa proseso ng pagtatalaga ngunit nakakatulong din na matukoy ang mga bottleneck at kahinaan.
Isang halimbawa nito ay ang mga nagtatrabahong freelancer. Bihira ang tumpak na pagtatasa ng mga kakayahan ng isang manunulat mula lamang sa pagtingin sa kanilang unang gawa. Nagtatrabaho sila para sa maraming tagapag-empleyo at maaaring hindi palaging maihatid ang gawain sa oras kung hindi mo matukoy ang lawak ng kanilang mga obligasyon.
WordPress Workflow
Kung gumagamit ka ng WordPress o isang katulad na CMS, maaari kang gumamit ng mga plugin sa pag-publish na makakatulong sa iyong maayos na tukuyin ang mga tungkulin at responsibilidad.
Halimbawa, maa-access ng isang administrator ang lahat ng mga plugin at lahat ng mga bloke ng nilalaman na maaari mong i-update. Ang tungkuling ito ay kadalasang limitado sa mga miyembro ng top-level na koponan, gaya ng editor-in-chief.
Katulad nito, magkakaroon ng access ang isang editor sa lahat ng iba pang feature maliban sa kakayahang mag-configure ng mga plug-in at dapat na magawa at mai-upload ng mga manunulat ang mga materyales at makatanggap ng feedback.
Ang ilang mga plugin na dapat isaalang-alang para sa WordPress ay Surfer SEO, Yoast at Rank Math. Makakahanap ka rin ng mga alternatibo, gaya ng MarketMuse sa halip na Surfer SEO. Siguraduhing subukan ang mga tool bago gamitin ang mga ito. Kung tungkol sa pangkat ng SODP, masaya kami sa inaalok ng Surfer SEO.
Ang isang maayos na daloy ng trabaho ay makakatulong sa mga manunulat, editor at SEO na mas maunawaan ang proseso. Makakatulong ito sa epektibong pagsasagawa ng gawain.
QA Session
Paano mo malalaman kung gumagamit ka ng masyadong maraming mga tool at plugin?
Vahe Arabian :
“Gumagamit ka ng mga tool at plugin para sa ilang mahahalagang bagay, tulad ng pagkakaroon ng detalyadong pagtingin sa lahat ng iyong proseso at pagpapabuti ng kahusayan ng SOP. Pagdating sa pagpapasya kung anong bilang ng mga tool at plugin ang gagamitin, kailangan mong maunawaan kung bakit kailangan mo ang mga ito sa unang lugar.
Ang ilang mga koponan ay gumagamit ng mga tool tulad ng Airtable at monday.com habang ang ilan ay hindi. Kahit na ang isang platform ay makakatulong sa iyo na subaybayan ang daloy ng trabaho kung gagawin mo ito nang tama. “
Andrew Kemp:
“Walang masama sa paggamit ng mga tradisyunal na kasangkapan tulad ng panulat at papel basta't kumportable ka dito. Gayunpaman, kung gumagamit ka ng Google Sheets, halimbawa, ito ay may maraming benepisyo. Hindi mo mawawala ang iyong mga dokumento, at madali mong ma-access ang iyong mga file, atbp.
Ngayon, kung pinaplano mong ilipat ang iyong trabaho mula sa G-sheet patungo sa Airtable, maaaring magkaroon ng maraming tanong tungkol sa kung paano pinapahusay ng Airtable ang proseso o kung magkano ang halaga nito.
Sa mga tuntunin ng mga editoryal na daloy ng trabaho, hindi ko titingnan ang bawat tampok ng isang tool, dahil ang software ay dapat na tumulong sa isang tiyak na pangangailangan. Upang masulit ang isang programa, kailangan mong pag-aralan ang programa araw-araw at maglaan ng oras dito.
Nilalaman mula sa aming mga kasosyo
Sa pagtatapos ng araw, ito ay tungkol sa pag-alam kung ang iyong bagong tool ay nagbibigay sa iyo ng agarang kita sa iyong puhunan o kung ito ay agad na nag-aambag sa isang mas streamline na daloy ng trabaho."
Sa pakikipag-usap tungkol sa uri ng mga manunulat na nakakasalamuha mo, ano ang iyong proseso ng pakikipagtulungan sa mga manunulat na may tamang potensyal?
Vahe:
"Kailangang simulan ng mga manunulat ang kanilang karera mula sa isang lugar, sa isang punto. Nakikipagtulungan kami sa lahat ng uri ng mga manunulat at hindi nakikipag-ugnayan sa mga bago sa mga paksa o nilalamang masyadong teknikal o mahirap para sa kanila na maunawaan. Gayunpaman, kailangan nilang magkaroon ng tamang kapasidad na gawin ang trabaho.
Gusto namin ng isang bagay na pare-pareho sa hinahanap ng madla. May opportunity cost kung maglalaan kami ni Andrew ng oras para magsaliksik at gumawa ng content at pagkatapos, i-edit ito sa ibang pagkakataon. Talagang kapaki-pakinabang na makakuha ng maraming pananaw sa nilalaman upang makakuha ng mas malakas na piraso para sa aming kliyente o para sa aming publikasyon, kahit na ang manunulat ay walang mataas na antas ng kadalubhasaan sa paksa."
Andrew:
“Kapag naghahanap ng mga manunulat, marami kang matututunan mula sa mga pagkabigo ng isang tao sa yugto ng pagsubok. Naghahanap kami ng potensyal ng isang manunulat. Dahil magsusulat ang aming mga manunulat sa isang malawak na spectrum ng mga paksa, hindi sila magkakaroon ng kadalubhasaan sa paksa na maaaring hinahanap namin.
Tungkol din ito sa pagsusuri sa gawaing isinumite nila at pag-alam kung sulit ba sa manunulat ang puhunan na kakailanganin upang mapataas ang kanilang kasanayan. Napakahalaga na matukoy mo iyon nang mabilis, dahil kung hindi mo gagawin, gugugol ka ng maraming oras sa pagbibigay ng feedback sa mga manunulat, at hindi nila ito mapoproseso kailanman.”
Paano ka magpapasya kung anong gawain ang ibibigay mo sa isang partikular na manunulat, at paano mo ito gagawin?
Andrew:
"Nakarating ito sa pagtukoy sa mga istilo, kalakasan at kahinaan ng mga manunulat. Halimbawa, ang ilang mga manunulat ay gumagawa ng mahusay na mga bahagi ng pakikipag-usap habang ang iba ay mahusay sa mga artikulong batay sa istatistika. Ang mga manunulat sa pakikipag-usap ay maaaring maging mahusay sa paggawa ng mga artikulong how-to.
Ito ay tungkol sa paghahanap ng tamang manunulat na may tamang lakas. Kung hindi mo mahanap ang isa na may lakas sa isang partikular na larangan, ito ay bumaba sa paghahanap ng isang manunulat na may kaunting kahinaan. Sa kasong iyon, dapat kang maging mas maingat habang pinagsama-sama ang iyong brief."
Vahe:
“The other thing to add is to focus on what you want to prioritize. Kailangan mong magplano nang mas maaga, upang maihatid ng mga manunulat ang iyong piraso sa oras, at sa parehong oras, dapat kang magkaroon ng backup kung sakaling may mangyari. Dapat mong palaging isipin ang mga contingencies habang abala ka sa pagpapatupad ng iyong diskarte sa nilalaman.
Panoorin ang nakaraan at hinaharap na mga yugto sa aming channel sa YouTube at website na may mga detalyadong tala. Sundan kami sa Facebook , Twitter , at sumali sa aming mga grupo ng komunidad.
